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上映会受付にてご記入いただいた名簿につきまして

後日、参加者さまより
上映会当日に受付でお名前をお書き入れいただいた名簿につきまして、ご質問がまいりました。
ご質問者さまはじめ
当日参加の皆様方にもお伝えすべき内容と判断いたしましたので
こちらでもご回答させていただきます。

こちらの名簿は今回の上映会参加にあたっての保険の資料となります。
この保険は、
参加者の皆様が上映会中に怪我をされた場合に治療費をお支払いする傷害保険です。
今回の上映会では、お子様から高齢の方まで、
さまざまな方が参加されることを前提としておりましたので
万が一怪我をされた時に治療費を補償できるよう行事保険に加入しました。
事務手続き上、参加者名簿を備えておく必要があったため、
受付時にお名前を書いていただいた次第です。
事前の詳細お知らせがなかったことをお詫びします。

参加者名簿は、保険の手続きが発生したときに保険会社に見せるもの
(保険請求者が上映会に参加していた事実を示すために)ですので、
上映会終了後には参加者名簿は破棄しております。

なお、この回答に関しての疑問点等ございましたら
改めまして実行委員会までお寄せくださいませ。
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